İş Paketi Adı 1. İş Paketi
İçerik

WP1- Projenin Koordinasyonu ve Yönetimi (1-36 Ay)
İşin Tanımı:
Londra Üniversitesi bu projenin gerçekleşmesinden sorumlu olacaktır. Proje Peter JONES tarafından koordine edilecektir. Peter JONES, UCL’nin Avrupa Araştırma ve Yenilik Ofisi’nin (ERIO) Proje Yönetimi tarafından desteklenecektir. ERIO bu projenin gün ve gün sürdürülmesi için arka ofis görevini görecektir. Riskli bir ihtimalin oluşması durumda görevlendirilecek olan kıdemli koordinatör: Vectos Profesörü Laurie Pickup olacaktır.
Kısaca yönetim şunlara ayrılacaktır:
• Stratejik proje yönetiminin aktiviteleri ve EC mihmandarlığı
• Partnerlerin idari ve finansal yönetim aktiviteleriyle sözleşmesi
• Bilimsel yönetim aktivite çalışma paketlerinin üstlenilmesi
Bu üç element rollerin ve sorumlulukların risk değerlendirmenin, iletişimin ve doküman kontrolünün ve izleme ve raporlamanın boyutlarını oluşturacaktır.
Görev 1.1 Stratejik Proje Yönetimi Aktiviteleri ve EC Mihmandarlığı (Öncü: UCL)
Alt Görev 1.1.1 Ortakların kurul toplantılarını oluşturma: Stratejik proje rehberi (Öncü: UCL)

Tüm partnerler oluşturulacak olan hibe anlaşmasına imza atacak ve böylece tüm partnerler eşit yasal statüde olacaktır. Tüm partnerler her yıl yapılacak olan toplantıya katılacak ve bu toplantı Kıdemli Koordinatör tarafından yönetilecektir. Bu toplantılarda yıllık aktivitelerin raporları oluşturulacak, performanslar değerlendirilecek ve gelecek planlar için öneriler oluşturulacaktır.

Alt Görev 1.1.2 İdari komitelerin toplantılarını oluşturmak: Projeler için stratejik kararların alınması (Öncü: UCL)

Stratejik karar verme süreçleri idari komite tarafından şekillendirilecektir. İdari komite altı ayda bir sanal olarak internet ortamında toplantılarını yapacaktır. İdari toplantılar koordinatör, çalışma paketi liderleri ve 3 kademe şehirlerin bir lideri (Londra) ve 1 kademe şehirlerin bir lideri (Üsküp) tarafından yönetilecektir.
Alt Görev 1.1.3 Resmi yönetimin Avrupa Komisyonuna bildirilmesi (Öncü UCL)

Stratejik proje çalışmalarının son bölümü Avrupa Komisyonunun D6 hareketliliği ile ilgili olacaktır. Sorumlu koordinatörün tek resmi bağlantısı proje, Avrupa Komisyonunun projesi ve finansal yetkililerle olacaktır.

Görev 1.2 Paydaşlar İle Sözleşmeli, İdari Ve Finansal Yönetim

Alt Görev 1.2.1 Roller ve Sorumluluklar: Konsorsiyum Anlaşması ve Yönetimin El Kitabı (Öncü UCL)

Projenin birçok farklı rolü bulunmaktadır. Bunlar: Partner, koordinatör, proje yöneticisi, iş paketi lideri, görev lideri, yönetim komitesi üyesi ve kurul temsilcisidir. Avrupa komisyonu hibe anlaşmasının şartları içinde, konsorsiyum üyelerinin nasıl bir işbirliği yapacaklarına dair fikir birliğinde olmaları çok önemlidir. Konsorsiyum anlaşması projenin bitiş tarihinden 2 ay öncesinde tamamlanacak ve tüm konsorsiyum üyeleri tarafından hazırlanacaktır.

Alt Görev 1.2.2 Yönetim Riski Değerlendirme, İzleme, Acil Durum Planlaması ve Kırmızı Bayrak Prosedürü (Öncü: UCL)

Proje yöneticisi projenin başlangıcında öneri oluştururken, proje koordinatörü ile çalışarak görev yönetimi 1 için, acil durum planlarını tamamlayacak ve birincil proje düzeyindeki hedeflerine ulaşacaktır. ERIO risk kaydını 3 ayda 1 güncelleyecek, proje yöneticisine ve idari komiteye 6 ayda 1 rapor olarak sunacaktır.

Alt Görev 1.2.3 Günlük Bazda İdare ve Finansal Yönetim (Öncü UCL)

Günlük bazda finansal ve idari yönetim, proje yöneticisinin ERIO’sunu yaratmasından sorumlu olacaktır. Ayrıca üç önemli yönetim aracı şunlar olacaktır: i) kilometre taşı ii) risk kaydı iii) tahmin tablosu ve gerçek harcama kaynağı

Görev 1.3 İş Paketindeki Bilimsel Yönetim

Alt Görev 1.3.1 Roller ve Sorumluluklar: Bilimsel Koordinasyon ve İş Paketi Yönetimi (Öncü UCL)

Araştırma ve işletme aktiviteleri oluşturulacak bunlar koordinatör ve 6 deneyimli iş paketi lideri olan Belçika, Fransa, İtalya, Romanya, Avusturya ve Büyük Britanya tarafından yönetilecektir. İş paketi liderleri hedeflerin gerçekleşmesinden ve bu hedeflerden maksimum verim alınmasından sorumlu olacaklardır.

Alt Görev 1.3.2 Risk Araştırması Değerlendirmesi, İzleme, Sürdürülebilir Planlama ve Kırmızı Bayrak Prosedürü (Öncü UCL)

Projenin başlangıç aşamasında, proje yöneticisi, iş paketi liderleri ile risk kaydının tamamlanması ve planın sürdürülebilmesi için devamlı irtibat halinde olacaktır. Risk kaydı 3 ayda 1 güncellenecektir.

Alt Görev 1.3.3. Günlük Bazda Yönetim ve Araştırma Aktiviteleri (Öncü UCL)

Günlük bazda iş paketi liderleri kendi görev liderleri ve araştırma ekipleriyle, yaratıcılığı ve yeniliği maksimum düzeye getirebilmek için birlikte çalışacaklar ve yönetimin el kitabında belirtilen resmi iletişim kanallarından yararlanacaklardır.